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E-Mail-Etikette – Ist die Dankesnachricht einfach ein Dankeschön?

E-Mail ist sowohl im Büro als auch zu Hause Teil unserer täglichen Kommunikation geworden. Korrespondenz, die früher telefonisch oder persönlich stattfand, erfolgt jetzt virtuell per E-Mail oder Webmail. Zum Beispiel kann ein Geschäftsmann eine E-Mail an seinen Kollegen senden, der nur wenige Schreibtische entfernt sitzt, um ihn über die neuesten Entwicklungen im Büro zu informieren, wenn er einmal persönlich Kontakt aufgenommen hat. Aufgrund der Einzigartigkeit des E-Mail-Kontakts und der Verbreitung von E-Mail in unserer täglichen Kommunikation haben sich neue Herausforderungen hinsichtlich der Regeln der E-Mail-Etikette ergeben. Diese Regeln unterscheiden sich stark von denen, die andere Formen des Kontakts und der Kommunikation regeln. Obwohl die Leute seit vielen Jahren E-Mails verwenden, ist immer noch nicht immer klar, wie die Kontaktregeln lauten.

Eine solche Regel besteht darin, sich per E-Mail zu bedanken. Die Unklarheit in den Regeln für das Danken wurde mir kürzlich durch einen E-Mail-Austausch mit einem Kollegen mitgeteilt, der sich an einen Freund gewandt hatte, um Hilfe bei einem IT-Problem zu erhalten. Mein Freund hat mich in die E-Mail kopiert und meinem Kollegen gesagt, dass ich eine gute Quelle für diese Informationen sein würde. Ich schrieb mit einer langen Antwort mit einigen Tipps und Ratschlägen für meinen Kollegen zurück. Er hat sich nie die Zeit genommen, einfach meinem Freund oder mir zu danken, was ich für unangemessen hielt. Andere waren sich jedoch nicht einig und argumentierten, dass mein Kollege es für eine Verschwendung von Posteingang gehalten hätte, einen weiteren E-Mail-Kontakt zu senden, nur um sich zu bedanken. Ich habe mich gefragt: Wann ist es angebracht, ein Dankeschön per E-Mail zu senden? Ich möchte einige Regeln hinter der E-Mail-Dankesnachricht besprechen, und wenn eine Dankesnachricht per E-Mail gesendet wird, ist dies angemessen. Ich möchte auch die anderen Rollen diskutieren, die eine Dankes-E-Mail spielen kann. Ich denke, dass die Dankes-E-Mail-Nachricht für eine effektive E-Mail-Kommunikation von entscheidender Bedeutung ist und eine gute Etikette für die elektronische Kommunikation darstellt. Absender einer Dankes-E-Mail sollten die Kommunikation jedoch optimal nutzen, um mehr als nur Platzverschwendung zu verursachen.

Es gibt viele Fälle, in denen eine Dankesnachricht gesendet werden sollte. Dies wird während unseres vollen Terminkalenders oft übersehen. Wenn Sie sich jedoch nicht bedanken, kann dies einen erheblichen negativen Eindruck auf die Teammitglieder hinterlassen. Das Beispiel, das ich oben über meinen Kollegen notiert habe, ist das perfekte Beispiel dafür, wann eine Dankesnachricht angemessen ist und nicht nur Platzverschwendung. Ich habe Zeit damit verbracht, meine Antwort auf seine Frage zu schreiben, und ein einfaches Dankeschön war angebracht. Aufgrund der mangelnden Etikette meines Kollegen in dieser Mitteilung zögere ich, ihm in Zukunft alles zu tun. In Situationen, in denen sich jemand die Zeit genommen hat, auf Ihre spezielle Anfrage zu antworten, ist es wichtig, mit einer Dankesnachricht zu antworten. Eine gute Faustregel, die Sie verwenden können, besteht darin, sich zu fragen, ob Sie erwarten würden, dass Ihnen gedankt wird, wenn Sie die Informationen bereitstellen. Eine andere zu berücksichtigende Sache ist, ob Sie der Person danken würden, wenn Sie die Informationen von Angesicht zu Angesicht oder per Telefon erhalten würden. Das Senden einer Dankesnachricht an einen Kollegen ist auch dann angebracht, wenn Sie viel mit diesem Kollegen arbeiten, ihn aber nicht oft sehen. In diesen Tagen verteilter Arbeit kann ein Dankeschön einfach eine weitere Gelegenheit für Sie sein, Ihre Beziehung zu einem entfernten Kollegen aufzubauen.

Andererseits kann es vorkommen, dass eine Dankesnachricht als Posteingangsfüller angesehen wird und den Empfänger sogar verärgert. Wenn Sie beispielsweise wissen, dass die Person, mit der Sie zu tun haben, sehr beschäftigt ist und einen kurzen E-Mail-Kontakt bevorzugt (dies wird möglicherweise in Form von einzeiligen E-Mails angezeigt, die Sie von dieser Person erhalten), sollten Sie sich im Voraus bedanken mit Ihrer Anfrage. In der Tat können Sie sich selbst helfen, indem Sie ein wenig Druck auf diese Person ausüben, um Ihrer Anfrage nachzukommen!

Eine Dankes-E-Mail-Nachricht kann auch mehreren Zwecken dienen, die weniger mit der E-Mail-Etikette zu tun haben und praktischer sind. In der heutigen Welt der Spam-Mails und unvollständigen E-Mail-Spam-Filter werden legitime E-Mails häufig durch den Spam-Filter eines E-Mail-Hosts blockiert oder gehen im Spam-Ordner auf dem Computer des Empfängers verloren. Ich habe oft keine wichtigen E-Mails erhalten, weil Outlook entschieden hat, dass es sich um Spam-Mails handelt. Mit anderen Worten, E-Mail-Absender können nicht 100% sicher sein, ob ihre E-Mail den Empfänger wie beabsichtigt erreicht hat. Daher kann eine einfache “Danke” -Antwort auf eine E-Mail mehr als nur eine Form der E-Mail-Etikette oder des verschwenderischen Kontakts sein. Dies kann ein wichtiger Weg sein, um den Empfang von kritischem oder zeitkritischem Material zu bestätigen. Eine Dankesnachricht kann auch verwendet werden, um ein Projekt oder eine Reihe von Aufgaben voranzutreiben. Wenn Sie eine Arbeit von jemandem erhalten, können Sie dieser Person danken, dass sie nicht nur die geleistete Arbeit anerkennt, sondern auch die nächsten Schritte angibt (z. B. werde ich Ihre Arbeit überprüfen und in den Rest des Vorschlags integrieren) und den Absender informieren über ihre / seine nächste Aufgabe (z. B. freue ich mich darauf, den nächsten Teil zu überprüfen, den Sie nächste Woche einreichen werden). Mit anderen Worten, die Dankes-E-Mail kann als “Sprungbrett” für den nächsten Schritt in einer Reihe von Kommunikationen zwischen zwei Personen verwendet werden. Es stärkt einen Zeitplan für Sie und Ihren Kollegen und legt die Erwartungen fest, was als nächstes zu tun ist. Bei effektiver Nutzung kann eine Dankesnachricht zu einer wichtigen Koordinierungsnachricht für Ihr Team werden.

Es ist wichtig, dass wir bedenken, dass die E-Mail-Kommunikation zu Missverständnissen führen kann. Mangelnde Höflichkeit und Etikette in der E-Mail-Kommunikation können zu Negativität und Ressentiments in einem Team führen. Es kann die Moral verringern, wenn Teammitglieder nicht das Gefühl haben, dass ihre Arbeit oder ihr Input geschätzt wird. Gleichzeitig kann eine einfache Dankes-E-Mail-Nachricht bei korrekter Verwendung praktischen Zwecken für ein effektives Projektmanagement dienen. Es gibt einige Fälle, in denen Sie sich entschuldigen können, wenn Sie eine Dankes-E-Mail senden. Wenn Sie einen intensiven persönlichen Kontakt mit der Person haben, kommunizieren Sie regelmäßig auf andere Weise mit dem Absender. Wenn das Problem kein großes Problem darstellt, können Sie sich nicht per E-Mail bedanken. Sie sollten sich jedoch bewusst sein, dass Sie einfach eine E-Mail weglegen müssen, bevor Sie sich bedanken. Es ist wichtig, sich in die Lage der anderen Person zu versetzen und sich zu fragen, ob Sie für das, was Sie kommuniziert haben, gedankt werden möchten. Und wenn möglich, machen Sie Ihre Dankesnachricht mehr als eine einfache Dankesnachricht, indem Sie sie als Werkzeug verwenden, um Ihr Team und sein Projekt voranzubringen.

Wann senden Sie eine Dankes-E-Mail:

  • Wenn der Absender alles getan hat, um Ihnen etwas zur Verfügung zu stellen;
  • Wenn Sie sich bedanken möchten, wenn Sie die erhaltenen Informationen angeben;
  • Wenn Sie der Person danken würden, hätte die Kommunikation am Telefon oder persönlich stattgefunden;
  • Wenn es sich bei der E-Mail um ein kritisches oder zeitkritisches Problem handelt und Sie der Meinung sind, dass der Absender wissen muss, dass Sie sie erhalten haben, und rechtzeitig darauf reagieren wird;
  • Wenn Sie viel mit Ihrem Kollegen arbeiten, ihn aber nicht oft sehen.

Wenn Sie möglicherweise keine einfache Dankes-E-Mail senden müssen:

  • Wenn Sie wissen, dass die Person sehr beschäftigt ist und eine Dankes-E-Mail nicht begrüßen würde (dies wird möglicherweise in Form von einzeiligen E-Mails dieser Person angezeigt). Sie können dieser Person jedoch im Voraus mit Ihrer Anfrage danken.
  • Sie treffen diese Person oft und können ihr bei Ihrem nächsten Treffen danken.
  • In der E-Mail, die Sie erhalten haben, ging es um etwas Unbedeutendes (z. B. Kettenbriefe usw.).

Wann Sie Ihre Dankes-E-Mail optimal nutzen können:

  • Wenn Sie die Dynamik eines Projekts beibehalten und Erwartungen für die zukünftigen Schritte und Termine festlegen möchten

 

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